#18186, #18216, #18235 — Футурошок?

[Stephan S]

http://zadolba.li/story/18186

Документооборот в нашем бюджетном учреждении выглядит следующим образом: в ответ на постановления правительства некий комитет издаёт ворох своих постановлений, предписаний и изобретает дюжину форм отчётов. Шаблоны этих отчётов рассылаются в подведомственные отделы районных администраций, а оттуда ниже передаются несчастным бюджетникам.

Чёрт с ней, с бессмысленностью и тщетностью львиной доли такой работы. Но объясните мне кто-нибудь, что за война форматов происходит между инстанциями? Почему таблица для заполнения, которую явно набрали в Ворде или Экселе, придя на электронную почту в промежуточном звене, вначале печатается на бумажном носителе, затем сканируется в PDF и только после этого пересылается исполнителю. Который, на минуточку, должен в эту таблицу проставить значения. То есть перевести в исходный формат.

Примерно то же самое происходит с изображениями, бледными факсами, ксерокопиями ксерокопий и прочими входящими документами.

И ведь что-то мне подсказывает, что в обратную сторону эти несчастные отчёты проходят тот же путь бюрократически пережеванных и переваренных бумаг.

http://zadolba.li/story/18216

Спрашивали? Отвечаем: война форматов в госучреждениях (и не только) — результат сочетания, казалось бы, мало связанных между собой факторов.

Фактор первый: появление компьютеров в России произошло как-то внезапно, вдруг, когда они уже были на Западе, а потом их стало можно вот просто так ввозить в страну, не дожидаясь в очередях под запись на годы вперед.

Следствие: масса людей оказалась внезапно поставлена перед фактом: компьютеры есть, и вам придется научиться с ними как-то работать. Молодёжи не понять, но для многих опытных тружеников бумажных дел это стало настоящим шоком.

Фактор второй: отсутствие в стране работающего понятия авторское право.

Следствие: буквально все рынки были завалены дисками с любым софтом, стоили копейки, поэтому на новомодных компьютерах тут же оказались установлены все возможные программы. Ну, а что не поставить, если диск «1000 программ для Windows» стоит 80 рублей?

Следствие второе: сформировалась определённая культура организации рабочих мест: новейшая версия пиратской Windows + новейшая версия Офиса, из тех, что админу удалось купить на рынке.

Фактор третий: особенности политики компании-производителя офисного пакета в части борьбы с конкурентами. Метод простой — в зависимости от версии программы немного меняется и структура хранимых документов. Кто-то пытается написать аналог? Щаз: формат уже изменился, давай, до свидания!

Следствие: документы от разных версий не вполне корректно открывались офисными программами. То строки съедут, то нумерация пропадет, то страницы переразобьются. Представляете, если в документе ссылка на конкретную страницу и параграф на ней, а страница теперь другая и параграф иначе обозначен?

Фактор четвертый: то, что называют конфликтом интересов. Казалось бы, со временем и форматы стандартизировались, и софт появился бесплатный, нормально их понимающий, и — что важно — создающий единообразные стандартные документы, одинаково выглядящие в разных версиях, и даже госпрограмма по переходу на СПО была, но… Ведь закупки ПО — это деньги, это контракты, это чья-то прибыль и чьи-то комиссионные. Свободное, бесплатное ПО сюда не вписывается.

Следствие: несколько провалов, очень похожих на саботаж — и вуаля, всё вернулось на круги своя: зоопарк последних версий, теперь официально купленных, множество унаследованных документов в разных форматах, криво открывающихся в разных версиях Офиса.

Фактор пятый: даже не знаю, как это красиво назвать, но, в общем, никто не собирался и не собирается решать техническую задачу обеспечения документооборота в госструктурах. Закупки, поставки, НИОКР, разработка, внедрение, обучение — пожалуйста, но задача в целом никому не интересна и не нужна.

Следствие: вместо того чтобы использовать какую-то единую систему обмена информацией — пересылка файлов, сканов, распечаток с подписями и печатями. Там неправильно открылось, там версия не подходит, тут поля съехали…

Итог вам известен: распечатка документа на бумажке, скан её в PDF, отправка адресату — так он точно увидит то же самое, что и отправитель, а не что-то своё, зависящее от прихотей установленного софта.

Неудобно? Долго вбивать потом вручную? Ничего, несколько лет назад всё то же самое печаталось на пишмашинках типа «Ятрань» через десяток копирок, а потом отправлялось спецпочтой и ехало месяцами. Так что прогресс налицо.

Может быть, ещё лет через 20 освоят, наконец, веб-интерфейсы и научатся работать с документами через единый портал. Правда, в остальном мире уже забудут, что такое обычный старый веб, и кто-то будет задалбываться очередным анахронизмом… Так тут заведено!

http://zadolba.li/story/18235

Опытные труженики бумажных дел, вы задолбали! Я — человек, руководящий разработкой IT-проектов, в том числе и для госсектора. Именно из-за вас тонны труда моей команды и меня лично улетают в трубу.

Аналитики изучают вашу область деятельности, далее процесс оптимизируется, согласовывается с вашим начальством на предмет соответствия, а после мы идём к вам с вопросом: «Будет ли удобно работать? Если нет — как нам сделать, чтобы было удобнее?» Подавляющее большинство людей или уходит в немотивированный отказняк, типа, им и на бумажках хорошо, или говорят, что да, круто, они мечтали об автоматизации и теперь наступит счастье. Проект делается, начинается внедрение… А дальше — цирк.

До людей постепенно доходит, что теперь все их действия начинают фиксироваться и лентяев видно. До людей доходит, что теперь то, что они раньше делали долго, теперь делается быстро — и это ввергает их в шок. Люди осознают, что он столкнулись не с людьми, на которых можно влиять (договориться или продавить) и на которых можно спихнуть косяки, а с бездушной логикой, не ведущейся на посулы и имеющей результаты тестирований, показывающие — накосячила не программа, а именно вы. Наконец, вы сталкиваетесь с техническими специалистами, которые спустя какое-то время общения с вами начинают звереть и в доступных формах объяснять, что это не компьютер виноват в том, что «я куда-то нажала и оно пропало», а сам юзер.

И не нужно, пожалуйста, рассказывать о том, что с новой версией MS Office старые версии можно выбрасывать. Я до сих пор вполне успешно открываю доки, созданные в MS Office XP (2000 год), в то время как у самого стоит версия 2012 года. Признайте уже, что вам проще свалить любой свой косяк на машину — она-то не ответит.

И напоследок, коль уж сподобился ответить, я скажу вам, как решить проблему «документы от разных версий не вполне корректно открывались офисными программами». Делаете документы в разных версиях Office (вы же говорите, у вас бардак, так что в рамках одного филиала/ведомства версии не однородны) с указанием того, для какой версии предназначен каждый документ, пакуете в ZIP-архив (бесплатный) и рассылаете его адресатам. Это будет несколько более трудоёмкий процесс, нежели отправка сканов, зато этим вы сэкономите огромное количество человекочасов в рамках ведомства в целом.

А пока вы столь бездарно используете время, ресурсы и результаты прогресса — задолбали.

[murmur]

Охотно верю в то, что все нововведения будут использоваться через жопу, если на этом можно заработать) Это видно, куда ни посмотри, хоть на дороги

[Lorel]

Второго и третьего чела дочитывать не стало- муторно
У второго так вообще поток сознания
В нашем документообороте, например, такое случается потому, что список позиций в данной таблице, перед тем, как дойти до нашего отдела, должен быть утвержден подписями стапятисот человек. И печатью.
И только потом я его буду ковырять
И я лучше потрачу 15 минут на файнридер (но тут да, признаю, иногда совсем пиши пропало качество), чем мне каждые 3 часа будет приходить обновленная таблица с комментарием "ой, они изменили"
Печалит? Да
Но терпимо? Да
Почему нельзя следом прислать файл с таблицей? А хз

[murmur]

В нашем документообороте, например, такое случается потому, что список позиций в данной таблице, перед тем, как дойти до нашего отдела, должен быть утвержден подписями стапятисот человек. И печатью.

Вот в этом-то и проблема
Почему нельзя отказаться от этих подписей? Есть же электронно-цифровые
СЭД вроде как специально делается для того, чтоб документы ходили от сотрудника к сотруднику, утверждались-подтверждались или наоборот уходили назад на доработку, с указаниями что поправить, и т.д. То бишь предусматривает все эти хождения по начальникам. Но наши начальники упираются и утверждают только бумажные бумажки

[Elf78]

Вот в этом-то и проблема
Почему нельзя отказаться от этих подписей? Есть же электронно-цифровые

Потому что государственно-чиновничий аппарат -- это система, где никому них*я не надо.

[murmur]

Ну да, в этом и посыл второй истории) Я согласна)

[Астрид]

Многие все еще не доверяют цифровым подписям) Им надо видеть реальную подпись и печать)) Не только в гос.структурах, кстати)

[Языкатая Зараза]

Пиратство абсолютно ни при чем. А вот компьютерная грамотность - очень даже. Лень освоить эксел? Будем хреначить таблицы в ворде. Ворд, он вообще для всего. Зачем осваивать какие то там графические редакторы, зачем читать инструкцию к скану? Ни за чем абсолютно. Я знаю инженера, которая ушла из профессии в тридцать лет, потому что на смену кульманом пришли компьютеры, а осваивать их ей было... что? догадались? Ей было СТРАШНО. При этом богатого мужа, да и вообще мужа у нее не было, родители тоже не миллионеры. Осела в архиве. Но вот незадача, компьютеры пришли и туда. Так эта дура наотрез отказалась его осваивать и уволилась! Вот скажите, что это?! И ведь таких каждый второй старше тридцати. Я не преувеличиваю.

[MissGemor]

И ведь таких каждый второй старше тридцати. Я не преувеличиваю.

У вас возрастной кретинизм.

[Бегущая по граблям]

MissGemor, как бы ни было печально, таких долбоящеров реально дофига. У меня очень много таких коллег: их чуть не до истерики доводит необходимость сделать что-то сложнее текста в ворде

[Volkodav]

Сегодня красный день календаря - я согласен с MissGemor на 150%

[Irko]

Старше скольки??? 30???
Да ладно, страше 50 поверю есть такие. Ну в поколении 40-50 может тоже есть, но намного меньше.
Люди, которым сейчас 30, закончили институт в 2007 на минуточку. И они компов бояться

[murmur]

Могу поверить, что таких много среди тех, кто увидел компьютер после 30, а не кому сейчас больше 30
А мои родители умнички, все освоили) Папа сам, маме я провела урок интернета))

[Жаба]

У нас есть Лотус! И все щасливы.
Боятся компа? Ну надо ж, не думала, что такие люди есть. У меня на работе даже те, которым больше 60 нормально владеют офисными прогами

[кукурузик]

пока у нас не ввели адекватные и доступные компьютерные курсы для всех-всех, считаю предъявы третьего автора частично необосоноваными, и пусть идет в пень. лично знаю девушку, которая дико перепугалась выделенного ею текста, она думала, что сломала что-то. ей 25, и я сейчас не шучу. а автор требует делать версии документов мало того что в разных офисах, так еще и упаковывать их в архивы.
и да, не можешь без впадания в режим халка донести до неразбирающегося человека мысль, не иди работать туда, где это от тебя может потребоваться. сэкономишь нервы как себе, так и бедному человеку.

[Ры}l{@я]

На моей прошлой работе была даже целая специально созданная система электронного документооборота. По идее - прекрасная вещь: запускаешь документ, выбираешь, кто его должен согласовать и порядок, в котором они это будут делать, обновляешь систему, чтобы документ все увидели, и ждёшь. Файлик по мере надобности редактируется, все видят, что было, что стало. Если замечаний больше нет, то в системе появляются чудные надписи: ФИО1 согласовал тогда-то, ФИО2 согласовал тогда-то. Когда все согласовали, документ уходит на подпись к самому главному. Тот подписывает в системе, что там тоже фиксируется.
А вот дальше начинается самая прелесть. Теперь этот документ необходимо распечатать (а это иногда до 80 страниц) в 2 экземплярах с двух сторон, прошить их, 1 экземпляр с одной стороны, в нём подписать каждый лист. Распечатать из системы файлик, где видно кто и когда согласовал и подписал. С этой кипой бумаг ехать по всему городу, чтобы (!) на листе согласования рядом со своей фамилией все поставили свою подпись. А если человека нет на месте, то оставить до момента его возвращения, ибо без росчерка бумажка из системы не работает - а вдруг он не согласен, а вы что-то нахимичили.  
Из-за этого очень часто получалось так, что мероприятие прошло, а документ подписан через неделю в лучшем случае (когда он уже нафиг никому не нужен)

[murmur]

а вдруг он не согласен, а вы что-то нахимичили.  

О боже
Вот где маразм кроется
И нафига ставить систему (еще и недешевую наверное), если не доверяешь компьютерам и боишься что кто-то там что-то "нахимичит"?