У нас вообще график сменный, так что за одним и тем же столом, рабочим местом в разные дни работают разные люди. О том, что где будет лежать, что здесь, что на прошлой фирме, прекрасно договаривались со сменщиками. Если что-то менялось, просто оставляется записка, мол, создал папку такую-то, там документы на Петрова и январские отчеты. В крайнем случае с напарником связаться по телефону можно и спросить, куда что-либо делось, но обычно этого и не требовалось.
А если бы начальство требовало выставить все так, как им кажется (!) правильным и "как надо", то я решила бы, что попахивает самодурством.